Juridisch

Privacy
verklaring

Hoe ik omga met jouw persoonsgegevens.
Versie: 11 oktober 2026

Artikel 1: Over mij en deze verklaring

  1. Deze privacyverklaring geldt voor alle diensten van Esther Willemijn van der Klok, handelend onder de naam Esther Willemijn. Ik sta bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer 86986082. Ik ben verantwoordelijk voor de manier waarop ik omga met jouw persoonsgegevens.
  2. Heb je vragen over hoe ik met jouw gegevens omga? Mijn contactgegevens staan onderaan deze verklaring.

Artikel 2: Gegevens die ik gebruik

  1. Ik gebruik alleen de gegevens die nodig zijn voor een goede begeleiding en een correcte administratie. Het gaat om de volgende gegevens:
    1. Naam
    2. Geboortedatum
    3. Organisatienaam (indien van toepassing)
    4. Adres, voor de factuur. Als particulier vul je het in wanneer je akkoord geeft op een voorstel.
    5. E-mailadres
    6. Telefoonnummer
    7. Aantekeningen en verslagen uit gesprekken en sessies
    8. Hoe je bij me terechtkwam, bijvoorbeeld via Google of via iemand die je doorverwees
    9. Wanneer je een voorstel opent of laat weten dat je niet verdergaat, en de reden die je dan kiest
    10. Bij je akkoord op een voorstel: de naam die je typt, het tijdstip en je IP-adres. Ook gegevens over je browser en apparaat. Teken je namens een organisatie, dan ook je functie. Dat is het bewijs van je elektronische handtekening. Op mijn controlepagina kan iemand de controlecode van je getekende voorstel invullen. Die ziet dan alleen om welk voorstel het gaat en wanneer het getekend is, niet wie tekende.
    11. Je vraag en je antwoorden als je mij een bericht stuurt of een afspraak plant
    12. Je afspraken, waar we elkaar spreken, de app als we videobellen, en de reden als je afzegt
    13. Bij een minderjarige: de naam en het e-mailadres van een ouder of voogd
    14. Bij een organisatie: het KvK-nummer, het adres, het factuuradres en de functie van wie tekent
    15. De e-mails die ik je vanuit mijn systeem stuur
    16. Ingevulde vragenlijsten en tests
    17. Rapporten en adviesverslagen
  2. Ik gebruik geen gevoelige gegevens, zoals medische informatie. Alleen als je die zelf met mij deelt voor de begeleiding, gebruik ik ze. In dat geval gebruik ik die gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze hebt gedeeld.
  3. De uitkomsten van vragenlijsten en tests kunnen informatie bevatten over jouw persoonlijkheid of gedrag. Ik bewaar deze uitsluitend voor de begeleiding en deel ze niet met anderen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

Artikel 3: Waarvoor ik jouw gegevens gebruik

  1. Ik gebruik jouw gegevens voor de volgende doelen:
    1. Om sessies te plannen, aantekeningen bij te houden en de begeleiding goed te kunnen uitvoeren.
    2. Om facturen op te stellen en mijn financiële administratie bij te houden.
    3. Om afspraken te maken, vragen te beantwoorden en je te informeren over de voortgang.
  2. Ik stuur geen nieuwsbrieven en gebruik jouw gegevens niet voor marketingdoeleinden.
  3. De reden waarom ik jouw gegevens mag verwerken, verschilt per situatie. Voor de begeleiding en het voorstel is dat onze overeenkomst. Of de stappen die we samen zetten om die te sluiten. Stuur je me een bericht of plan je een afspraak? Dan gebruik ik je gegevens om je vraag te beantwoorden of het gesprek te plannen. Dat is een eerste stap naar een overeenkomst, of mijn gerechtvaardigde belang om je te helpen. Betaalt jouw werkgever of een andere organisatie de begeleiding? Dan is dat mijn afspraak met die organisatie. En mijn gerechtvaardigde belang om jou te begeleiden. Wat we in de gesprekken bespreken, deel ik alleen met je werkgever als jij daar zelf toestemming voor geeft. Voor mijn administratie en facturatie is dat de wet. Dan is er het bewijs van een akkoord, zoals het tijdstip en je IP-adres. Dat bewaar ik op grond van mijn gerechtvaardigde belang. Zo kan ik laten zien wat we hebben afgesproken.
  4. Heb je toestemming gegeven om iets met je werkgever of een andere organisatie te delen? Dan mag je die toestemming altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat je dat laat weten, deel ik niets meer op basis van die toestemming. Wat ik daarvoor al deelde, blijft gewoon rechtmatig. Aantekeningen over je gezondheid maak ik alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming. Die vraag ik in een gesprek, als het ter sprake komt. Ook die toestemming kun je altijd intrekken, met een korte mail.

Artikel 4: Bewaartermijnen

  1. Mijn aantekeningen uit onze gesprekken bewaar ik twee jaar na de laatste sessie. Dat geldt ook voor je antwoorden bij het plannen. De rest van je dossier bewaar ik zeven jaar na de laatste sessie. Kom je binnen die periode terug, dan kunnen we verdergaan waar we gebleven zijn. Stuurde je me alleen een bericht, of bleef het bij een kennismaking? Dan verwijder ik je gegevens automatisch een jaar na ons laatste contact.
  2. Een voorstel dat je niet tekende, verwijder ik een jaar nadat er voor het laatst iets mee gebeurde. Werd je klant, dan bewaar ik het net zo lang als je dossier. Een getekend voorstel bewaar ik zeven jaar na je akkoord. Dat geldt ook als je het akkoord binnen de bedenktijd introk. Daarna verwijder ik het, met alles wat bij het akkoord hoort.
  3. Facturen en andere financiële gegevens bewaar ik zeven jaar. Dat is wettelijk verplicht voor de Belastingdienst. Financiële gegevens verwijder ik uit mijn boekhoudprogramma zodra dat technisch kan. Dat is nooit eerder dan na zeven jaar.
  4. Na die termijn worden jouw gegevens op een veilige manier verwijderd. Wat ik zelf verwijder, kan ik nog dertig dagen herstellen en is daarna weg. Vraag jij om verwijdering, dan wis ik alles meteen, voor zover de wet dat toestaat. Een getekend voorstel met het bewijs van je akkoord bewaar ik ook dan tot de zeven jaar om zijn. Zo kan ik laten zien wat we hebben afgesproken. In de beveiligde back-ups van mijn systeem blijft daarna nog hooguit dertig dagen een kopie bestaan. De versleutelde kopie buiten de server bewaar ik hooguit een jaar. Alleen ik kan die openen. Heb je om verwijdering gevraagd, dan bewaar ik alleen een onleesbare vingerafdruk van je e-mailadres, hooguit 13 maanden. Zo blijven je gegevens gewist, ook als ik een back-up terugzet. Staat de dagelijkse back-up een tijd stil, dan bewaar ik de laatste kopieën langer, tot er weer nieuwe zijn.

Artikel 5: Beveiliging van jouw gegevens

  1. Ik neem de beveiliging van jouw gegevens serieus. Concreet betekent dat:
    1. Gegevens van klanten, zoals naam, contactgegevens, berichten, afspraken en dossier, sla ik versleuteld op. Mijn notities, taken en je antwoorden bij het plannen staan daarnaast op slot met een eigen sleutel. Alleen ik, en wie ik zelf toegang geef, kan ze lezen. Niemand anders kan dat, ook mijn hosting en de ontwikkelaar van mijn paneel niet. De back-up buiten mijn server is ook versleuteld.
    2. Fysieke documenten bewaar ik in een afgesloten kast.
    3. Apparaten waarop gegevens worden verwerkt, zijn beveiligd met een wachtwoord of pincode.
    4. Ingevulde vragenlijsten, tests en verslagen bewaar ik versleuteld. Dat is op mijn computer, bij Tresorit, op mijn eigen Synology-server en op een losse back-upschijf. Voor noodgevallen bewaar ik één kopie zonder versleuteling, achter slot en grendel. Print ik iets, dan vernietig ik het na gebruik.
  2. Ik werk samen met een externe systeembeheerder die technische toegang heeft tot mijn systemen voor beheer en onderhoud. Deze persoon is gebonden aan vertrouwelijkheid via een schriftelijke overeenkomst.
  3. Voor teksten op mijn website kan ik een schrijfhulp met AI gebruiken, van Anthropic of OpenAI. Daar gaat alleen websitetekst naartoe, nooit iets uit mijn dossiers. Staat er toch een e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer of naam van een klant in, dan houdt mijn systeem die tekst tegen.
  4. Mislukt een poging om in te loggen op mijn beheeromgeving, dan bewaar ik een paar gegevens. Dat zijn het IP-adres, het tijdstip, het ingevulde e-mailadres, de soort poging en het adres van de pagina. Zo herken ik inbraakpogingen en kan ik ze blokkeren. Dat doe ik op grond van mijn gerechtvaardigde belang bij een veilige website. Ik bewaar deze gegevens 30 dagen. Daarna verdwijnen ze vanzelf.
  5. Denk je dat jouw gegevens per ongeluk bij iemand anders terecht zijn gekomen? Neem dan contact met mij op via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Artikel 6: Met wie ik gegevens deel

  1. Ik deel jouw gegevens niet met anderen, tenzij dat nodig is voor de dienstverlening of ik dat wettelijk verplicht ben.
  2. Betaalt een werkgever of andere opdrachtgever de begeleiding? Dan deel ik zonder jouw toestemming niets over de inhoud. Dat geldt voor de sessies, de uitkomsten van vragenlijsten en voor rapporten en verslagen. De opdrachtgever ontvangt alleen een factuur.
  3. Voor de uitvoering van mijn werkzaamheden maak ik gebruik van externe dienstverleners. Zij werken uitsluitend in opdracht van mij en alleen voor het doel waarvoor ze zijn ingeschakeld. Het gaat om dienstverleners voor:
    1. E-mail en agenda
    2. Afspraken plannen en videobellen
    3. Cloudopslag en bestandsbeheer
    4. Financiële administratie en facturatie
    5. Systeembeheer
    6. Schrijfhulp met AI voor mijn websiteteksten
  4. Met alle dienstverleners die persoonsgegevens namens mij verwerken, sluit ik een verwerkersovereenkomst. Verwerkt een dienstverlener jouw gegevens buiten Europa? Dan zorg ik via die overeenkomst dat ze ook daar goed beschermd zijn.
  5. Ik verkoop jouw gegevens nooit aan anderen.

Artikel 7: Jouw rechten

  1. Je kunt altijd vragen om een overzicht van de gegevens die ik van je bewaar.
  2. Als er iets niet klopt in jouw gegevens, kun je vragen om dat aan te passen. Ik doe dat zo snel mogelijk.
  3. Je kunt vragen om jouw gegevens te laten verwijderen, voor zover de wet dat toestaat. Sommige gegevens ben ik verplicht te bewaren, zoals factuurgegevens.
  4. Je kunt vragen om het gebruik van jouw gegevens tijdelijk te beperken. Bijvoorbeeld zolang we het niet eens zijn of je gegevens kloppen. Of zolang we het oneens zijn of ik ze mag gebruiken. Ik gebruik je gegevens dan alleen nog met jouw toestemming, totdat we eruit zijn.
  5. Je kunt bezwaar maken als je het niet eens bent met de manier waarop ik jouw gegevens gebruik. Ik kijk dan of het gebruik gerechtvaardigd is en laat je dat weten.
  6. Je kunt vragen om jouw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Dan kun je ze meenemen naar een andere begeleider of zelf bewaren.
  7. Je kunt een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze verklaring. Ik reageer uiterlijk binnen vier weken, maar doe mijn best eerder te reageren.
  8. Ben je het niet eens met hoe ik met jouw gegevens omga? Dan hoor ik dat graag eerst van jou, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Kom je er met mij niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 8: Cookies en website

  1. Mijn website telt hoeveel mensen de website bezoeken en welke pagina's ze bekijken, maar niet wie dat is. Dat gebeurt zonder cookies. Je IP-adres en browser worden direct omgezet in een code die elke dag verandert. De sleutel voor die code verdwijnt na twee dagen en komt niet in mijn back-ups. Daarna is de code niet meer terug te rekenen naar je IP-adres. Per bezoek bewaar ik de pagina, het soort apparaat en browser, de laadtijd en de website waar je vandaan kwam. Ook tel ik klikken op de knoppen voor mail, WhatsApp en Signal, en de stappen in de planner. Deze gegevens bewaar ik maximaal 400 dagen. Daarna worden ze automatisch verwijderd. Ze blijven op mijn eigen server en in mijn versleutelde back-ups. Ik deel ze niet met een externe partij zoals Google.
  2. De website onthoudt in je browser of je een licht of donker thema koos. Stuur je een bericht, plan je een afspraak of teken je een voorstel? Dan onthoudt je browser even je voornaam en je afspraak. Zo kan de volgende pagina je persoonlijk bevestigen. Sluit je het tabblad, dan zijn die gegevens weg. De website plaatst geen cookies.
  3. Maak je online een afspraak via deze website? Dan vraag ik je naam, e-mailadres, telefoonnummer en het antwoord op een paar korte vragen over je vraag. Kies je voor videobellen, dan bewaar ik ook welke app je kiest. Die gegevens bewaar ik op mijn eigen server. Ik gebruik ze om de afspraak te plannen, te bevestigen en je er van tevoren aan te herinneren. De afspraak zet ik ook in mijn agenda bij Apple (iCloud). Daarin staan je naam en het tijdstip, en bij bellen of videobellen je telefoonnummer. Ben je klant, of staat er een kennismaking gepland? Dan kan ik je naam, telefoonnummer, e-mailadres, organisatie, adres en geboortedatum ook in mijn contacten bij Apple (iCloud) zetten, voor zover ik die van je heb. Gaat een kennismaking niet door, of verwijder ik je gegevens, dan haal ik die kaart weer weg. Bij het plannen vul je een paar vragen in, zoals waar je het over wilt hebben. Die antwoorden blijven op mijn eigen server. Ze gaan niet naar mijn agenda en niet mee in de e-mails die mijn systeem mij stuurt. Ik bewaar ze twee jaar na de laatste sessie. Mijn e-mail loopt via Apple, en Apple kan gegevens buiten Europa verwerken. Daarvoor gelden de afspraken uit artikel 6. Ik houd bij wanneer een afspraak is gepland, verzet of afgezegd, en de reden als je die geeft. Zo kan ik het annuleringsbeleid eerlijk toepassen. Word je klant, dan bewaar ik je gegevens zeven jaar, net als je dossier. Blijft het bij een kennismaking, dan verwijder ik ze een jaar na ons laatste contact (artikel 4). Wil je ze eerder laten verwijderen? Stuur me dan een e-mail.
  4. Vul je bij het akkoord op een voorstel je adres in? Dan controleert mijn website of je postcode en huisnummer kloppen. Lege velden voor straat en plaats vult hij voor je in. Daarvoor staat op mijn eigen server een kopie van de openbare adreslijst van Nederland. Wat je in de adresvelden typt, blijft op mijn server. Het gaat niet naar een andere partij. Ik bewaar niets van wat je daar opzoekt.
  5. Vraag je iets via het contactformulier, of plan je een afspraak? Dan bewaar ik je antwoord op de vraag “Hoe hoorde je van mij?” Zo zie ik hoe mensen mij vinden. Ik bewaar niet welke pagina's je bekeek of van welke website je kwam. De bezoekcijfers die hierboven staan, blijven hier los van en krijgen geen naam. Dit antwoord bewaar ik net zo lang als de aanvraag zelf.

Artikel 9: Minderjarigen

  1. Ben je jonger dan zestien? Vraag dan een ouder of voogd om contact met mij op te nemen. Krijg ik toch gegevens van iemand onder de zestien, dan betrek ik eerst een ouder of voogd. Jongeren van zestien jaar en ouder kunnen zelf toestemming geven. Een voorstel voor iemand onder de achttien gaat altijd naar een ouder of voogd. Die geeft ook het akkoord.
  2. Begeleid ik een minderjarige, dan bespreek ik aan het begin wat er wel en niet wordt gedeeld. Dat doe ik met de ouders en met de jongere zelf. Wat er tijdens sessies wordt besproken, blijft in principe vertrouwelijk, ook tegenover ouders. Ik deel alleen informatie met ouders als de jongere daarvoor toestemming geeft. Of als ik me ernstige zorgen maak om de veiligheid van de jongere.

Artikel 10: Wijzigingen

  1. Ik kan deze privacyverklaring af en toe aanpassen, bijvoorbeeld als er iets verandert in de manier waarop ik werk of als de wet wijzigt. De meest actuele versie staat altijd op estherwillemijn.nl/privacyverklaring.
  2. Als er grote wijzigingen zijn die jou als klant raken, laat ik je dat minimaal 30 dagen van tevoren weten.

Artikel 11: Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op deze privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing.
  2. Gaat het om hoe ik met jouw persoonsgegevens omga? Dan kun je altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie artikel 7).
  3. Zijn we het over iets anders in deze verklaring niet eens, dan gaan we eerst met elkaar in gesprek.
  4. Komen we er samen niet uit, dan schakelen we een onafhankelijke bemiddelaar in. De kosten daarvoor betalen we samen, ieder de helft, tenzij we iets anders afspreken.
  5. Als ook bemiddeling niet helpt, gaat het geschil naar de rechter die volgens de wet bevoegd is.

Contactgegevens

Esther Willemijn (handelsnaam van Esther Willemijn van der Klok)
Postadres: Keurenplein 41, Box A1667, 1069 CD Amsterdam
Praktijkadres: Bothalaan 1, 1217 JP Hilversum
E-mailadres: info@estherwillemijn.nl
Website: estherwillemijn.nl
KvK-nummer: 86986082
Btw-nummer: NL004337428B95