← Terug naar home Juridisch

Privacy
verklaring

Hoe ik omga met jouw persoonsgegevens.
Versie: 26 augustus 2026

Artikel 1: Over mij en deze verklaring

  1. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Esther Willemijn van der Klok, handelend onder de naam Esther Willemijn, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86986082. Ik ben verantwoordelijk voor de manier waarop ik omga met jouw persoonsgegevens.
  2. Heb je vragen over hoe ik met jouw gegevens omga? Mijn contactgegevens staan onderaan deze verklaring.

Artikel 2: Gegevens die ik gebruik

  1. Ik gebruik alleen de gegevens die nodig zijn voor een goede begeleiding en een correcte administratie. Het gaat om de volgende gegevens:
    1. Naam
    2. Geboortedatum
    3. Organisatienaam (indien van toepassing)
    4. Adres (alleen bij particuliere trajecten waarvoor ik een factuur op naam stuur)
    5. E-mailadres
    6. Telefoonnummer
    7. Aantekeningen en verslagen uit sessies
    8. Ingevulde vragenlijsten en tests
    9. Rapporten en adviesverslagen
  2. Ik gebruik geen gevoelige gegevens zoals medische informatie, tenzij je die zelf met mij deelt in het kader van de begeleiding. In dat geval gebruik ik die gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze hebt gedeeld.
  3. De uitkomsten van vragenlijsten en tests kunnen informatie bevatten over jouw persoonlijkheid of gedrag. Ik bewaar deze uitsluitend voor de begeleiding en deel ze niet met anderen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

Artikel 3: Waarvoor ik jouw gegevens gebruik

  1. Ik gebruik jouw gegevens voor de volgende doelen:
    1. Om sessies te plannen, aantekeningen bij te houden en de begeleiding goed te kunnen uitvoeren.
    2. Om facturen op te stellen en mijn financiële administratie bij te houden.
    3. Om afspraken te maken, vragen te beantwoorden en je te informeren over de voortgang.
  2. Ik stuur geen nieuwsbrieven en gebruik jouw gegevens niet voor marketingdoeleinden.
  3. De reden waarom ik jouw gegevens mag verwerken verschilt per situatie. Kom je rechtstreeks bij mij terecht, dan is dat omdat we samen een overeenkomst hebben gesloten. Betaalt jouw werkgever of een andere organisatie de begeleiding, dan verwerk ik jouw gegevens alleen als jij daar zelf mee instemt. Voor mijn administratie en facturatie geldt dat ik dit als ondernemer nodig heb om mijn werk goed te doen.
  4. Heb je toestemming gegeven omdat je werkgever of een andere organisatie de begeleiding betaalt? Dan mag je die toestemming altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat je dat laat weten, gebruik ik je gegevens niet meer op basis van die toestemming. Wat ik daarvoor al met je gegevens deed, blijft gewoon rechtmatig.

Artikel 4: Bewaartermijnen

  1. Ik bewaar jouw dossier zeven jaar na de laatste sessie. Kom je binnen die periode terug, dan kunnen we verdergaan waar we gebleven zijn.
  2. Facturen en andere financiële gegevens bewaar ik zeven jaar. Dat is wettelijk verplicht voor de Belastingdienst. In de praktijk verwijder ik financiële gegevens uit mijn boekhoudprogramma pas als dat technisch mogelijk is, maar niet eerder dan na zeven jaar.
  3. Na die termijn worden jouw gegevens op een veilige manier verwijderd. Je kunt ook eerder vragen om verwijdering van je gegevens. Ik ga daar zo snel mogelijk op in, voor zover de wet dat toestaat.

Artikel 5: Beveiliging van jouw gegevens

  1. Ik neem de beveiliging van jouw gegevens serieus. Concreet betekent dat:
    1. Digitale bestanden worden opgeslagen in beveiligde omgevingen met versleuteling.
    2. Fysieke documenten bewaar ik in een afgesloten kast.
    3. Apparaten waarop gegevens worden verwerkt zijn beveiligd met een wachtwoord of pincode.
  2. Ik werk samen met een externe systeembeheerder die technische toegang heeft tot mijn systemen voor beheer en onderhoud. Deze persoon is gebonden aan vertrouwelijkheid via een schriftelijke overeenkomst.
  3. Bij mijn werkzaamheden kan ik gebruikmaken van digitale hulpmiddelen, waaronder AI-programma's. Ik doe dat altijd zo dat daar geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens van jou in terechtkomen.
  4. Denk je dat jouw gegevens per ongeluk bij iemand anders terecht zijn gekomen? Neem dan contact met mij op via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Artikel 6: Met wie ik gegevens deel

  1. Ik deel jouw gegevens niet met anderen, tenzij dat nodig is voor de dienstverlening of ik dat wettelijk verplicht ben.
  2. Als een werkgever of andere opdrachtgever de begeleiding betaalt, deel ik zonder jouw toestemming geen inhoudelijke informatie over de sessies, de uitkomsten van vragenlijsten of rapporten en verslagen. De opdrachtgever ontvangt alleen een factuur.
  3. Voor de uitvoering van mijn werkzaamheden maak ik gebruik van externe dienstverleners. Zij werken uitsluitend in opdracht van mij en alleen voor het doel waarvoor ze zijn ingeschakeld. Het gaat om dienstverleners voor:
    1. E-mail en agenda
    2. Afspraken plannen en videobellen
    3. Cloudopslag en bestandsbeheer
    4. Financiële administratie en facturatie
    5. Systeembeheer
  4. Met alle dienstverleners die persoonsgegevens namens mij verwerken sluit ik een verwerkersovereenkomst. Als een dienstverlener jouw gegevens buiten Europa verwerkt, zorg ik er via die overeenkomst voor dat jouw gegevens ook daar goed worden beschermd.
  5. Ik verkoop jouw gegevens nooit aan anderen.

Artikel 7: Jouw rechten

  1. Je kunt altijd vragen om een overzicht van de gegevens die ik van je bewaar.
  2. Als er iets niet klopt in jouw gegevens, kun je vragen om dat aan te passen. Ik doe dat zo snel mogelijk.
  3. Je kunt vragen om jouw gegevens te laten verwijderen, voor zover de wet dat toestaat. Sommige gegevens ben ik verplicht te bewaren, zoals factuurgegevens.
  4. Je kunt vragen om het gebruik van jouw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld zolang we het niet eens zijn over de juistheid van je gegevens of over de vraag of ik ze mag gebruiken. Ik gebruik je gegevens dan alleen nog met jouw toestemming, totdat we eruit zijn.
  5. Je kunt bezwaar maken als je het niet eens bent met de manier waarop ik jouw gegevens gebruik. Ik kijk dan of het gebruik gerechtvaardigd is en laat je dat weten.
  6. Je kunt vragen om jouw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen, zodat je ze kunt meenemen naar een andere begeleider of zelf kunt bewaren.
  7. Je kunt een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze verklaring. Ik reageer uiterlijk binnen vier weken, maar doe mijn best eerder te reageren.
  8. Ben je het niet eens met hoe ik met jouw gegevens omga? Dan hoor ik dat graag eerst van jou zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Kom je er met mij niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 8: Cookies en website

  1. Mijn website houdt bij hoeveel mensen de website bezoeken, welke pagina's populair zijn en hoe vaak, maar niet wie dat is. Dat gebeurt zonder cookies: er wordt niets op jouw apparaat opgeslagen. Je IP-adres en type browser worden direct omgezet in een code die dagelijks verandert en niet terug te herleiden is tot het originele IP-adres. Dat maakt het voor mij in de praktijk niet mogelijk om te zien wie je bent of je over meerdere dagen te volgen. Deze gegevens bewaar ik maximaal 400 dagen, daarna worden ze automatisch verwijderd. Ze blijven op mijn eigen server, ik deel ze niet met een externe partij zoals Google.
  2. De website onthoudt of je een licht of donker thema koos. Dat wordt opgeslagen in je browser, niet in een cookie. Verder plaatst de website geen cookies.

Artikel 9: Minderjarigen

  1. Ik verwerk geen gegevens van personen jonger dan zestien jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Jongeren van zestien jaar en ouder kunnen zelf toestemming geven.
  2. Bij de begeleiding van minderjarigen bespreek ik aan het begin met zowel de ouders als de jongere zelf wat er wel en niet wordt gedeeld. Wat er tijdens sessies wordt besproken, blijft in principe vertrouwelijk, ook tegenover ouders. Ik deel alleen informatie met ouders als de jongere daarvoor toestemming geeft, of als ik me ernstige zorgen maak om de veiligheid van de jongere.

Artikel 10: Wijzigingen

  1. Ik kan deze privacyverklaring af en toe aanpassen, bijvoorbeeld als er iets verandert in de manier waarop ik werk of als de wet wijzigt. De meest actuele versie staat altijd op estherwillemijn.nl/privacyverklaring.
  2. Als er grote wijzigingen zijn die jou als cliënt raken, laat ik je dat minimaal 30 dagen van tevoren weten.

Artikel 11: Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op deze privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing.
  2. Gaat het om hoe ik met jouw persoonsgegevens omga, dan kun je altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie artikel 7).
  3. Zijn we het over iets anders in deze verklaring niet eens, dan gaan we eerst met elkaar in gesprek.
  4. Komen we er samen niet uit, dan schakelen we een onafhankelijke bemiddelaar in. De kosten daarvoor betalen we samen, ieder de helft, tenzij we iets anders afspreken.
  5. Als ook bemiddeling niet helpt, leggen we het geschil voor aan de rechtbank in Utrecht.

Contactgegevens

Esther Willemijn (handelsnaam van Esther Willemijn van der Klok)
KvK-nummer: 86986082
BTW-nummer: NL004337428B95
E-mailadres: info@estherwillemijn.nl
Website: estherwillemijn.nl